Jak správně napsat pracovní email

Jak správně napsat pracovní email

E-mailová zpráva týkající se pracovních úkonů by měla mít určitou podobu. Ať už je zasílána kolegovi, kterého velmi dobře znáte či zaměstnanci, se kterým jste se v životě nesetkali, je dobré dodržovat určité standardy, které dělají reklamu jak Vaší osobě, tak samotné firmě, v níž pracujete.

 

Email, ve kterém chybí vyplněná kolonka „Předmět“, je napsán velkým barevným písmem, které je na několika místech doplněno smajlíky se hodí leda tak do soukromé pošty, kterou si posíláte se svými kamarády, nikoli však do pracovní pošty, kterou sdílíte se svými kolegy.

 

Pracovní email by se měl řídit několika zásadami:

 

1. POUŽÍVEJTE POUZE ČITELNÉ PÍSMO

V písemném pracovním styku se obvykle používají Arial, Calibri nebo Times New Roman s velikostí písma 10 až 12.

 

2. EMAIL NIKDY NEODESÍLEJTE BEZ PŘEDMĚTU

Emailová komunikace má být stručná a jasná. Již ze samotného předmětu by tedy mělo být jasné, k čemu se email vztahuje. Díky tomu se adresát může rozhodnout, zda si email přečte hned či jeho čtení nechá na později. V případě pozdějšího zpětného dohledávání emailu je pak orientace v emailové schránce jednodušší.

Pokud již dopředu víte, že bude mít email více, jak dva odstavce zvolte raději telefonickou formu komunikace. V takovém případě je rychlejší a jasnější.

Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku, nikoli: Dobrý den, pane Novák.

 

3. SMAJLÍKY POUŽÍVEJTE AŽ V PŘÍPADĚ, KDY ADRESÁTA ZNÁTE BLÍŽE

Pokud adresáta neznáte osobně, je to formální vztah a emotikony, tedy takzvaní smajlíci, se do komunikace nehodí. Emotikonky můžete použít až v té chvíli, kdy komunikace získá osobitější tón.

 

4. VYHNĚTE SE NEGATIVNÍM EMOCÍM A SARKASMU  

Není vhodné psát emaily pod vlivem negativních emocí. Řešit vnitropodnikové spory prostřednictvím emailu či sdělovat psanou formou to, co si nedovolíme svému nadřízenému říct do očí. Je také dobré vyhýbat se ironii a sarkasmu, adresát totiž nemusí být schopný v psané formě správné znění rozluštit a může dojít k nedorozumění.

 

5. PŘI HROMADNÉ KORESPONDENCI ODPOVÍDEJTE VŠEM

Při hromadné korespondenci je v některých případech nutné zahrnout do odpovědi všechny jímž byl email směřován. Nikomu tak neuniknou důležité informace. Jedná-li se však o banální odpověď, která by ostatní zbytečně zahltila a netýká se jich, vyberte pouze adresáta, kterému je tato odpověď na hromadný email určena.

 

6. ADRESY VÍCE PŘÍJEMCŮ NEDÁVEJTE DO OTEVŘENÉ KOPIE

V případě odesílání emailu určeného více lidem je neslušné uvádět všechny e-mailové adresy do otevřené kopie. Je vhodné adresy, s výjimkou jediné, vložit do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni, ale bude to vypadat, jako by byla určena jen dotyčnému příjemci.

 

7. VELKÉ SOUBORY PŘED ODESLÁNÍM ZAZIPUJTE

Většina poštovních schránek je nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže tedy potřebujete poslat větší soubor, je vhodné ho zazipovat, tedy zmenšit jeho velikost některým z programů, které to umějí nebo použít některé z internetových úložišť Uschovna.cz, Uloz.to či Leteckaposta. cz kam lze soubor nahrát a příjemci zaslat pouze odkaz, kde si soubor stáhne.

 

8. CHYBY V EMAILU HLEDEJTE OČIMA

Jakmile máte email napsané, zkontrolujte si ho očima, pečlivě ho znovu pročtěte. Nespoléhejte jen na automatickou opravu pravopisu. Ta Vás na řadu chyb vůbec neupozorní. Email není žádný elaborát, ale krátké, stručné sdělení, které by mělo být bez pravopisných chyb a hrubek. Je to přece Vaše vizitka. 

Kontaktní formulář

Neztrácejte čas a spojte se s námi ihned.
Jsme Vám k dispozici 24 hodin denně.



“ Máte - li vysoké cíle, je důležité, s kým
je chcete dosáhnout. „